Có người tạo hồ sơ giả mạo doanh nghiệp của bạn: Cần làm gì

Nếu một hồ sơ doanh nghiệp giả đang mạo danh doanh nghiệp của bạn, trước hết hãy lưu bằng chứng: ảnh chụp màn hình, URL và ngày bạn phát hiện. Sau đó, hãy báo cáo trên nền tảng nơi hồ sơ đó xuất hiện. Trên Google, hãy dùng Business Redressal Complaint Form hoặc yêu cầu quyền truy cập vào danh sách. Trên Facebook và Instagram, hãy báo cáo hồ sơ hoặc Trang vì hành vi mạo danh. Cuối cùng, hãy cảnh báo khách hàng qua các kênh của chính bạn và thường xuyên kiểm tra các bản sao mới.

Hành vi mạo danh có nhiều dạng. Đó có thể là một danh sách Google trùng lặp mang số điện thoại của kẻ lừa đảo, một Trang Facebook dùng logo của bạn để tổ chức chương trình tặng quà giả, hoặc một tài khoản Instagram sao chép bài đăng của bạn và nhắn tin cho khách hàng của bạn. Quy trình mỗi lần đều tương tự, nhưng mỗi nền tảng có kênh báo cáo riêng. Nền tảng sẽ quyết định cách xử lý hồ sơ bị báo cáo, nên một báo cáo rõ ràng, có tài liệu đầy đủ là điều duy nhất bạn có thể tự kiểm soát.

Hồ sơ giả thường xuất hiện như thế nào

Bạn thường biết đến hồ sơ giả qua một người khác. Một khách hàng gọi vào số không phải của bạn, một nhà cung cấp hỏi về trang họ tìm thấy, hoặc một đánh giá nhắc đến giao dịch mua mà bạn chưa từng thực hiện. Các dạng thường gặp:

• Danh sách bản đồ trùng lặp mang tên bạn, đôi khi ở địa chỉ giả, với số điện thoại hoặc website khác để chuyển hướng cuộc gọi hoặc thanh toán.
• Danh sách bị chiếm quyền, khi người khác đã xác nhận quyền sở hữu Google Business Profile thật của bạn và đang chỉnh sửa nó.
• Trang mạng xã hội sao chép dùng lại logo, hình ảnh và tên của bạn, thường chỉ thay đổi nhỏ về chính tả, để tổ chức tặng quà, nhận đơn hàng hoặc thu thập dữ liệu cá nhân.
• Tài khoản mạo danh giả làm bạn hoặc một nhân viên và nhắn tin cho người theo dõi của bạn.

Không phải mọi thứ trông giống bản sao đều là giả. Một cựu đơn vị nhượng quyền, một nhà bán lại, một trang người hâm mộ hoặc một doanh nghiệp có tên tương tự có thể hoàn toàn hợp pháp. Chẳng hạn, chính sách nội dung Google Maps cho phép "tên thay thế của một cá nhân hoặc tổ chức khi nội dung không nhằm đánh lừa người khác." Trước khi báo cáo, hãy kiểm tra xem hồ sơ đó có thực sự cố gắng đóng giả bạn hay không.

Bước 1: Ghi lại mọi thứ trước khi báo cáo

Hồ sơ giả có thể đổi tên, xóa bài đăng hoặc biến mất sau khi bị báo cáo. Hãy thu thập bằng chứng trước để có thể báo cáo lại nếu cần và cho nền tảng thấy mô hình lặp lại.

1. Chụp màn hình hồ sơ, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, website, ảnh đại diện và mọi bài đăng hoặc ưu đãi. Hãy đảm bảo ngày hiển thị trên ảnh hoặc ghi lại ngày đó.
2. Sao chép chính xác URL của hồ sơ. Với Google, hãy dùng liên kết Google Maps công khai của danh sách. Với Facebook và Instagram, hãy sao chép liên kết của hồ sơ hoặc Trang, không chỉ tên hiển thị.
3. Lưu bằng chứng về thiệt hại: tin nhắn từ khách hàng bị nhầm lẫn, yêu cầu thanh toán được gửi nhân danh bạn, hoặc các cuộc gọi đã chuyển nhầm số. Hãy xóa thông tin cá nhân của khách hàng trước khi chia sẻ bất kỳ nội dung nào trong số này.
4. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh danh tính của bạn: website chính thức, các hồ sơ đã xác minh, đăng ký kinh doanh và, nếu có, số đăng ký nhãn hiệu.

Hãy lưu tất cả vào một thư mục dùng chung. Nếu nhiều người trong nhóm cùng xử lý vụ việc, một nhật ký ngắn ghi ai đã báo cáo gì và khi nào sẽ giúp tránh báo cáo trùng lặp hoặc mâu thuẫn.

Bước 2: Danh sách giả hoặc bị chiếm quyền trên Google

Theo hướng dẫn về cách thể hiện doanh nghiệp của bạn của Google, "mỗi doanh nghiệp chỉ nên có một hồ sơ" và không được có nhiều hơn một trang cho mỗi địa điểm. Chính sách nội dung do người dùng tạo trên Maps của Google cũng nêu: "Không sử dụng Google Maps để mạo danh bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào." Kênh bạn sử dụng tùy thuộc vào việc đã xảy ra chuyện gì.

Người khác kiểm soát danh sách thật của bạn

Nếu hồ sơ thực sự là của bạn nhưng người khác đang sở hữu nó, hãy làm theo quy trình của Google để yêu cầu quyền sở hữu Business Profile. Bạn tìm doanh nghiệp của mình tại business.google.com/add, chọn doanh nghiệp đó và chọn yêu cầu quyền truy cập. Theo Google, chủ sở hữu hiện tại sẽ nhận được thông báo qua email và có 3 ngày để phản hồi. Nếu họ không phản hồi, bạn có thể có lựa chọn xác nhận quyền sở hữu hồ sơ, nhưng Google lưu ý rằng lựa chọn này không phải lúc nào cũng có. Nếu yêu cầu của bạn bị từ chối, bạn vẫn có thể đề xuất chỉnh sửa hoặc khiếu nại.

Một danh sách giả riêng biệt dùng tên, số điện thoại hoặc website của bạn

Business Redressal Complaint Form của Google dành cho nội dung gian lận trên Google Maps liên quan đến tên, số điện thoại hoặc website của doanh nghiệp. Biểu mẫu yêu cầu tên và email của bạn, tên doanh nghiệp bị ảnh hưởng, loại nội dung (tiêu đề, địa chỉ, số điện thoại, website hoặc một doanh nghiệp không tồn tại), URL công khai trên Maps và phần giải thích vì sao nội dung đó là gian lận.

Hãy giữ phần giải thích ngắn gọn và dựa trên sự thật. Nêu rõ điều gì là sai và bạn biết điều đó bằng cách nào. Ví dụ: số điện thoại được liệt kê không phải của bạn và những khách hàng đã gọi vào số đó bị yêu cầu thanh toán. Google cho biết họ không thể đảm bảo sẽ xử lý và sẽ không gửi thông báo về tình trạng, vì vậy hãy kiểm tra lại danh sách sau một hoặc hai tuần.

Nếu vấn đề là thông tin sai trên chính danh sách của bạn chứ không phải danh sách giả, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sửa thông tin sai trên Google Business Profile của bạn.

Bước 3: Trang và hồ sơ Facebook giả mạo

Trang trợ giúp của Facebook về báo cáo hồ sơ hoặc Trang giả danh bạn hoặc người khác cho biết các hồ sơ và Trang mạo danh vi phạm Tiêu chuẩn cộng đồng của Facebook. Đường dẫn hiện tại như sau:

1. Truy cập hồ sơ hoặc Trang mạo danh.
2. Mở menu tùy chọn (Facebook mô tả là nằm bên dưới ảnh bìa).
3. Chọn Báo cáo hồ sơ hoặc Báo cáo Trang và làm theo các bước hướng dẫn về hành vi mạo danh.

Nếu bạn hoặc người bị mạo danh không có tài khoản Facebook, chính trang trợ giúp đó có liên kết đến một biểu mẫu liên hệ để báo cáo hành vi mạo danh. Bạn cũng có thể báo cáo các tài khoản mạo danh thông qua Messenger. Các menu thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xem lại trang trợ giúp nếu các tùy chọn trông khác.

Hãy báo cáo một lần, chính xác, từ tài khoản bị ảnh hưởng. Việc nhờ nhân viên hoặc bạn bè báo cáo hàng loạt cùng một trang không bổ sung thêm bằng chứng. Nó cũng có thể khiến báo cáo thật khó được nhận ra hơn.

Bước 4: Tài khoản Instagram giả mạo

Trang trợ giúp về tài khoản mạo danh của Instagram cho biết nếu bạn nhận thấy một tài khoản giả danh bạn hoặc người bạn quen biết, bạn có thể báo cáo tài khoản đó. Hãy dùng liên kết báo cáo trên trang đó hoặc tùy chọn báo cáo ngay trên tài khoản, và chọn mạo danh làm lý do. Hãy chuẩn bị sẵn giấy tờ chứng minh danh tính phòng khi bạn được yêu cầu xác nhận mình là ai.

Trong lúc báo cáo đang chờ xử lý, hãy đăng một thông báo ngắn trên tài khoản thật của bạn. Nêu rõ tên tài khoản chính thức và cho biết bạn sẽ không bao giờ yêu cầu thanh toán hoặc mật khẩu qua tin nhắn trực tiếp.

Ví dụ (minh họa): "Xin lưu ý: tài khoản có tên [fake handle] đang sử dụng tên và hình ảnh của chúng tôi. Đây không phải là chúng tôi. Tài khoản Instagram duy nhất của chúng tôi là [official handle]. Chúng tôi sẽ không bao giờ yêu cầu thông tin thanh toán qua tin nhắn trực tiếp. Nếu bạn đã bị liên hệ, vui lòng gửi email đến [manager's email]."

Bước 5: Dùng báo cáo nhãn hiệu nếu bạn có nhãn hiệu đã đăng ký

Báo cáo mạo danh nhằm vào hành vi giả danh người khác. Báo cáo nhãn hiệu nhằm vào việc sử dụng trái phép tên thương hiệu hoặc logo được bảo hộ. Trang trợ giúp về nhãn hiệu của Meta cho biết nếu bạn cho rằng ai đó đang xâm phạm nhãn hiệu của bạn, bạn có thể báo cáo bằng biểu mẫu của họ. Trang này cũng đề cập đến Brand Rights Protection, một công cụ của Meta để tìm nội dung sử dụng sai tài sản trí tuệ.

Báo cáo nhãn hiệu thường hiệu quả nhất khi bạn có nhãn hiệu đã đăng ký và hồ sơ giả sử dụng tên hoặc logo đó. Hãy đọc hướng dẫn của Meta về những gì cần cung cấp trước khi nộp. Tuyệt đối không tuyên bố những quyền mà bạn không nắm giữ, vì đó sẽ là một lý do bịa đặt cho báo cáo.

Khi mạo danh trở thành lừa đảo

Nếu một hồ sơ giả đang nhận thanh toán, thu thập dữ liệu cá nhân hoặc dẫn khách hàng đến một vụ lừa đảo, hãy coi đó vừa là vấn đề bảo mật vừa là vấn đề của nền tảng. Tại Hoa Kỳ, quy tắc của FTC (Ủy ban Thương mại Liên bang) về hành vi mạo danh coi việc "giả danh một cách trọng yếu và sai sự thật" một doanh nghiệp, hoặc trình bày sai về mối liên hệ với doanh nghiệp đó, là hành vi không công bằng hoặc lừa dối (16 CFR § 461.3). Quy tắc này do FTC thực thi, vì vậy hãy xem website của FTC để biết cách báo cáo một vụ lừa đảo sử dụng tên doanh nghiệp của bạn. Cảnh sát địa phương cũng có thể cần tiếp nhận một báo cáo nếu khách hàng đã bị mất tiền.

Bài viết này là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Nếu hành vi mạo danh đang gây thiệt hại thực sự về tài chính hoặc pháp lý, hãy trao đổi với luật sư có trình độ tại khu vực pháp lý của bạn về các lựa chọn.

Với những sự cố lớn hơn, một kế hoạch xử lý khủng hoảng danh tiếng trực tuyến được chuẩn bị sẵn sẽ giúp bạn quyết định ai là người phát ngôn thay mặt doanh nghiệp, bạn thông báo gì cho khách hàng và cách theo dõi các báo cáo bạn đã nộp.

Bước 6: Theo dõi các bản sao mới

Việc gỡ một hồ sơ giả không ngăn được người khác tạo hồ sơ khác. Một thói quen nhẹ nhàng sẽ giúp phát hiện sớm các bản sao mới:

• Hằng tháng: tìm kiếm tên doanh nghiệp, các lỗi chính tả thường gặp và số điện thoại của bạn trên Google Maps, Facebook và Instagram.
• Hằng tuần: xem lại các lượt nhắc đến thương hiệu của bạn. Hướng dẫn của chúng tôi về theo dõi lượt nhắc đến thương hiệu miễn phí đề cập đến cách thiết lập cảnh báo và một bảng theo dõi đơn giản.
• Liên tục: nhờ nhân viên tuyến đầu ghi lại mọi khách hàng nhắc đến một trang, số điện thoại hoặc ưu đãi mà bạn không nhận ra.
• Trên các kênh của chính bạn: liệt kê các hồ sơ chính thức trên website của bạn để khách hàng có thể kiểm tra đâu là thật.

Nếu bạn muốn biết hành vi mạo danh nằm ở đâu trong việc giám sát thương hiệu nói chung, hãy đọc giám sát thương hiệu bao gồm những gì và cách bắt đầu. Nếu bạn muốn có thêm một góc nhìn khác về sự hiện diện của mình trên Google, bản kiểm tra BRANDprotecto miễn phí sẽ xem xét danh sách và các đánh giá của bạn.

Điều có thể mong đợi sau khi báo cáo

Các nền tảng xem xét báo cáo theo tiến độ riêng và không phải lúc nào cũng giải thích quyết định của mình. Google cho biết họ sẽ không gửi thông báo về tình trạng đối với các khiếu nại redressal. Nếu một hồ sơ vẫn còn đó và rõ ràng vẫn gây hiểu lầm, hãy nộp báo cáo mới kèm bằng chứng mới thay vì lặp lại báo cáo cũ. Trong thời gian chờ, hãy tiếp tục cảnh báo khách hàng qua các kênh của chính bạn và luôn cập nhật thư mục bằng chứng phòng khi cần dùng sau này.